Trouver des gains de productivité en prenant le temps

Les professionnels libéraux réglementés, et notamment les experts-comptables, les avocats et les notaires, sont tous confrontés à des problèmes de rentabilité. Parmi les mesures à adopter, trouver des gains de productivité s’avère être très… rentable ! et, de plus, sur le long terme.

Que constate-t-on généralement dans les cabinets ou les études ?
Certains associés ou collaborateurs maîtrisent bien un logiciel, d’autres moins bien, certains utilisent des fonctionnalités, d’autres n’ont même pas idée qu’elles existent, certains ont vu une démonstration « très intéressante » au dernier congrès, mais depuis, bien évidemment, n’ont absolument pas eu le temps de s’y replonger, certains ont rédigé une note pour un client, d’autres vont refaire la même (= réinventer la poudre) deux mois plus tard, etc. etc.

Vous vous reconnaissez ?

§ Le nez dans le guidon freine la productivité

Le coupable ? L’urgence du court terme. « Oui mais là j’ai un gros dossier à finir pour mardi, je verrai cela plus tard. » Produire, produire, vite, mais comme toujours surtout. Quand on constate à quel point la connaissance de fonctions aussi simples dans Word que Fractionner la page, les styles et le mode plan peut faire gagner comme temps, on peut imaginer ce que la découverte d’une dizaine ou d’une quinzaine de fonctionnalités dans votre logiciel métier vous apporterait. Des heures et des heures non gaspillées.

Alors comment faire ?

§ Fonctionner en mode projet

Comme pour tout changement ou amélioration, l’impulsion doit venir d’en haut. Donc si le ou les associés ne sont pas convaincus de l’intérêt de la démarche, inutile d’aller plus loin. Un autre argument : en matière de nouvelles technologies, il est difficile de suivre leur évolution ; alors en matière de technologie tout court, c’est-à-dire ce que vous utilisez aujourd’hui, qui n’avance pas recule.

Nous recommandons un process en 5 étapes :

1.   Programmez une réunion – ou plusieurs selon la taille de votre structure – par groupes de 3 à 5 personnes maximum, en demandant aux participants de réfléchir préalablement à tout ce qui pourrait être fait pour gagner du temps.

2.   Demandez à chaque groupe de produire en 1h15 ou 1h30 maximum une liste de « choses à faire » pour gagner du temps. Cela pourra concerner des processus, des méthodes, des fonctionnalités logiciel…

3.   Faites une synthèse de la production des groupes s’il y en a plusieurs. Transformez-la en plan d’action : thème – action – qui – résultats attendus – délai – et, éventuellement, budget. Quoique dans ce type de démarche, c’est toujours beaucoup plus une question de temps que d’argent. On peut généralement initier 80 % d’améliorations sans budget supplémentaire.

4.   Présentez ce plan d’actions lors d’une réunion de votre équipe, modifiez-complétez les groupes de projets en tenant compte des remarques des participants.

À ce stade, vous avez fait le plus facile. Car ensuite, il s’agit de ne pas lâcher l’affaire pour que ce qui doit être fait soit fait. Programmez une première journée de lancement, au cours de laquelle les groupes se succéderont. Vous aurez préalablement rédigé pour chaque groupe une fiche d’objectifs, qui précise très concrètement ce que le groupe doit produire. Vous les aidez pour définir comment ils vont travailler, se répartir les tâches…

5.   Puis vous reprogrammerez des journées tous les mois et demi ou tous les deux mois, pendant lesquelles tous les groupes se succéderont et feront un point d’étape jusqu’à l’aboutissement du projet.

§ À la clé : une productivité accrue

Pendant toute cette démarche, vous aurez à re-booster les groupes qui n’avancent pas, à communiquer sur les avancées respectives des groupes de projets, car très rapidement, vous devrez synchroniser les interactions qui apparaîtront entre les groupes.

Cette démarche est difficile à mettre en œuvre sans l’appui d’un consultant. Cela reste toutefois envisageable si un associé s’en donne les moyens en temps, ou que le cabinet ou l’étude est assez importante pour avoir un(e) secrétaire général(e).

Au bout de quelques mois, vous aurez passé un cap dans votre organisation. Il ne vous restera plus qu’à faire perdurer les bons réflexes acquis en démarche de progrès permanent.

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